Togliamo il lavoro ripetitivo dai processi delle PMI, un processo alla volta. Sopra i sistemi che avete già, con l’AI che prepara e una persona che approva.
Dove se ne va il tempo
In quasi tutte le aziende che incontriamo il tempo perso sta negli stessi tre posti, qualunque sia il settore.
Il primo è l'ingresso. Una richiesta arriva per email, in chat o come allegato, e qualcuno la ribatte a mano nel gestionale prima ancora di poter rispondere. Il secondo sono i documenti: offerte, DDT, fatture, pratiche, con gli stessi dati ricompilati su moduli diversi. Il terzo è il controllo. Una pratica ferma da tre giorni si scopre quando chiama il cliente, anche se il dato c'era.
Nessuno di questi lavori è difficile. Sono lenti, si ripetono ogni giorno e li fa una persona che potrebbe occuparsi d'altro.
Cosa automatizziamo
Partiamo da un processo solo, scelto perché si ripete e costa ore. Gli esempi più frequenti:
le richieste d'offerta lette dall'AI, con pezzo, quantità e materiale già estratti e una bozza di preventivo da approvare;
i preventivi calcolati dai vostri tempi macchina e dai vostri listini, invece che a occhio;
gli ordini dei clienti inseriti nel gestionale senza ribatterli;
i DDT compilati dall'ordine e firmati sul telefono alla consegna;
i documenti dei fornitori letti e registrati con lotto, quantità e scadenza;
i rapportini dei tecnici chiusi in campo con la firma del cliente, e passati subito alla fatturazione;
le scadenze e le pratiche ferme segnalate prima che se ne accorga il cliente.
Lavoriamo sopra quello che avete: gestionale, posta, fogli, cartelle condivise. Non serve cambiare gestionale per automatizzare un processo, e spesso non conviene. Quando l'AI entra in gioco, prepara il lavoro e una persona lo approva. Chi decide su un'eccezione resta chi decide oggi.
Processi che abbiamo già automatizzato
Per un broker digitale di trasporti abbiamo costruito la piattaforma con l'agente AI che riceve la richiesta via chat, interroga una rete di vettori e restituisce il miglior preventivo in circa 35 minuti, su 27 paesi.
Per Chimera Studio, una società di produzione video, ingaggio dei freelance, lettera d'incarico e fatturazione stanno in un unico flusso: l'ingaggio produce la lettera e la lettera arriva in fattura. Il sistema regge tre produzioni al giorno e cinquecento freelance, ed è raccontato nel case study di Chimera Studio.
Per una fondazione di assistenza domiciliare che segue circa 130 persone, la rilevazione dei parametri vitali è passata dalla carta al tablet: il dispositivo medico si collega via Bluetooth e il dato arriva dove serve, senza che nessuno lo ricopi in ufficio.
Come si calcola quanto vale
Le ore risparmiate non le stimiamo a tavolino: le misuriamo con voi, su un processo vero, prima di partire. Il conto poi è aritmetica. Le ore a settimana per 52 settimane per il costo orario pieno danno il costo annuo del processo.
Per fare un esempio, due ore al giorno di lavoro ripetitivo sono dieci ore a settimana. A 35 euro l'ora di costo pieno fanno 18.200 euro all'anno, per una persona sola su un processo solo. È il numero che il primo pilota deve battere, ed è il primo che misuriamo insieme.
Se volete vedere come funziona in pratica, abbiamo messo online nove gestionali di esempio per settori diversi, con l'AI vera dentro e dati inventati.
Come si parte
Si comincia con una call di venti minuti sul processo che vi pesa di più. Poi passiamo mezza giornata da voi con chi quel processo lo fa, per contare dove va il tempo. Da lì esce la mappa dei processi ordinati per valore e la proposta per il primo pilota, con il numero da battere.
Bisogna cambiare gestionale per automatizzare un processo?
No. Nella maggior parte dei casi l'automazione lavora sopra il gestionale, la posta e i fogli che usate già, e li collega. Cambiare gestionale ha senso solo quando è lui il collo di bottiglia, e in quel caso lo diciamo prima di cominciare.
Quanto costa automatizzare un processo aziendale?
Dipende dal processo, dai sistemi da collegare e da quante eccezioni ci sono. Per questo partiamo da un pilota su un processo solo, con una stima scritta e un numero da battere: il costo annuo di quel processo misurato insieme a voi.
L'AI prende decisioni al posto delle persone?
No. L'AI legge, estrae e prepara il lavoro, per esempio una bozza di preventivo o la registrazione di un documento. Le decisioni che contano le approva una persona, e ogni passaggio resta registrato.
Capiamo insieme se siamo il partner giusto per il tuo progetto.
Venti minuti di call, nessuna vendita. Capiamo che cosa devi costruire, qual è la prima decisione tecnica da prendere e se ha senso lavorare insieme.
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